Как выставить инвойс иностранной компании, чтобы его оплатили с первого раза

Инвойс — это обычный счёт на оплату, и выставить его иностранной компании можно в любом редакторе или сервисе для счетов: утверждённой формы у инвойса нет. От счёта местному клиенту он отличается тем, что написан на языке клиента и в его валюте, а деньги по нему приходят одним из трёх путей — криптовалютой, банковским переводом или через платёжный сервис. Ниже разбираем, что написать в инвойсе, как он выглядит на английском, что меняется для ИП и самозанятого и как получить по нему оплату.

Инвойс — это счёт или счёт-фактура?

Инвойс — это счёт. Продавец выставляет его покупателю как просьбу заплатить за выполненную работу или отправленный товар. В международной практике это единственный документ по сделке: по нему клиент платит, и других бумаг от вас обычно не ждут.

Со счётом-фактурой инвойс путают из-за перевода: по-английски счёт-фактура тоже «invoice». Но счёт-фактура — это российский налоговый документ для НДС, его выставляют плательщики НДС внутри страны. Иностранной компании он не нужен: в её стране такого документа нет, и провести его она не сможет. Клиенту из другой страны выставляют именно инвойс.

Какие реквизиты обязательно указать в инвойсе

Закона, который предписывал бы единый состав инвойса для всех стран, нет. Есть то, что бухгалтерия клиента ждёт увидеть, чтобы принять документ к оплате, и то, что потом попросит ваш банк. Этот набор совпадает почти везде:

• Слово Invoice, номер и дата. Номер нужен сквозной — 2026-001, 2026-002 и далее. По нему клиент сверяет платёж, а вы ищете документ через год.
• Данные продавца. Полное имя или название компании, адрес, регистрационный или налоговый номер. Для ИП из России это ИНН и ОГРНИП, для самозанятого — ИНН.
• Данные покупателя. Название компании так, как оно записано в её учредительных документах, юридический адрес, налоговый номер. У компаний из ЕС это VAT-номер — спросите его заранее, он понадобится для пометки об НДС.
• Основание. Номер и дата договора или ссылка на принятое предложение. Если договора нет, достаточно строки «по согласованию от такого-то числа».
• Что именно сделано. Описание работ или товара, количество, цена за единицу, сумма по строке. Чем точнее описание, тем меньше вопросов у банка клиента: «Дизайн лендинга по ТЗ от 1 октября» лучше, чем «услуги».
• Итоговая сумма и валюта. Сумма цифрами и прописью, код валюты по стандарту ISO — USD, EUR, а не знак доллара.
• Налоги. Если налога нет, так и пишется: «VAT 0 %» или «VAT not applicable» с пояснением. Если клиент в ЕС сам платит НДС за вас, в инвойсе стоит пометка «Reverse charge» — об этом ниже.
• Способ и срок оплаты. Банковские реквизиты для перевода, адрес криптокошелька или ссылка на оплату, а также дата, до которой нужно заплатить: «Due date: 30 October 2026» или «Payment terms: 14 days».
• Кто платит комиссию за перевод. Одна строка: «All bank charges are to be borne by the payer». Без неё до вас дойдёт сумма за вычетом комиссий банков-посредников; с ней клиент при отправке выбирает вариант, когда все комиссии берёт отправитель.

Подпись и печать в обязательные поля не входят: директива ЕС о составе инвойса, например, их не упоминает. Но подпись клиенты видеть любят, и инвойс с подписью реже возвращают на доработку.

В какой валюте выставлять счёт иностранной компании

Счёт выставляют в той валюте, в которой договорились о цене. Чаще всего это доллары США или евро: клиенту удобно платить в своей валюте, а вам проще считать. В инвойсе валюта указывается один раз рядом с итогом и кодом ISO, чтобы бухгалтер клиента не гадал, доллар это американский или канадский.

Пересчёт в валюту вашего учёта делается на вашей стороне по курсу на дату платежа и в инвойс не попадает.

Исключение — договор в одной валюте, а оплата в другой. Тогда в инвойсе стоят обе суммы и курс между ними, иначе разницу потом никто не объяснит.

Отдельно про криптовалюту. Если вы договорились о расчёте в USDT, у счёта появляются три своих поля:

• Сумма в монете. «Amount: 1 500 USDT». Сумму в USDT принято приравнивать к доллару, но это договорённость сторон, а не правило, и её стоит записать в договор.
• Сеть. USDT существует в нескольких сетях, и перевод в чужую до вас не дойдёт. В счёте сеть называется прямо: «USDT (TRON)».
• Куда платить. Адрес кошелька или ссылка на оплату — одно из двух, не оба, чтобы клиент не выбирал.

Как заполнить такой счёт целиком и что в нём чаще всего путают клиенты, мы разбирали отдельно — как выставить инвойс в криптовалюте, чтобы деньги дошли целиком.

Образец инвойса на английском языке

Готовый бланк вам не нужен: инвойс на английском — это те же поля, что выше, в принятом порядке. Вот как выглядит документ, который примет бухгалтерия почти в любой стране:

• Шапка. INVOICE No. 2026-014. Date: 17 October 2026. Due date: 31 October 2026.
• From. Ivan Petrov, sole proprietor (IP). Address. Tax ID (INN): 7700000000000.
• Bill to. Acme Software GmbH. Address. VAT ID: DE000000000.
• Reference. Service Agreement No. 3 dated 1 September 2026.
• Description. UI design for landing page, 1 × 1 500,00 USD. Total: 1 500,00 USD (one thousand five hundred US dollars).
• VAT. 0 %, reverse charge — VAT to be accounted for by the recipient.
• Payment details. Bank transfer: beneficiary, IBAN or account number, SWIFT, bank name and address. Or: USDT (TRON), address or payment link.
• Bank charges. All bank charges are to be borne by the payer.
• Signature. Ivan Petrov.

Инвойс составляется на языке клиента, и английский подходит почти всегда. Клиенту русская версия не нужна, а вот ваш банк при валютном контроле или налоговая вправе её запросить. Тогда русский текст ставят второй колонкой или отдельным файлом — двуязычный инвойс не редкость, и лишних вопросов он не вызывает.

Какими способами иностранная компания может оплатить инвойс

Способ оплаты выбирают до того, как выставить счёт, и записывают в сам инвойс: банковские реквизиты, адрес кошелька или ссылку на оплату. Какой способ подойдёт, зависит от того, как клиент может заплатить из своей страны: один перевод до вас не дойдёт вовсе, другой дойдёт за вычетом комиссий посредников. Способов три:

• Криптовалюта. Клиент переводит USDT или другую монету на ваш адрес или по платёжной ссылке. Деньги приходят за минуты, банк-посредник в цепочке не участвует и комиссию не удерживает, перевод не завернут из-за страны получателя. Клиенту нужен криптокошелёк, а он есть не у каждой компании.
• Банковский перевод. Клиент платит по SWIFT на ваш валютный счёт. Это привычно для бухгалтерии клиента, но перевод идёт несколько дней, проходит через банки-посредники с их комиссиями, а по пути его могут задержать на проверку или вернуть.
• Платёжный сервис. Клиент платит картой или со своего счёта через сервис, который переводит деньги вам. Удобно для мелких сумм, но сервис берёт процент, может заморозить выплату, а в ряде стран продавцам он недоступен.

Если ваш банк не принимает валютные переводы или клиент не может отправить деньги в вашу страну, выбор сужается, и обходные пути мы собрали отдельно — как наладить приём платежей из-за рубежа, когда карты не проходят.

Принять криптовалюту по инвойсу можно двумя способами:

• На свой кошелёк. За сетью, суммой и курсом вы следите сами и сверяете каждый перевод со счётом руками.
• Через платёжный сервис. Он создаёт счёт, следит за поступлением и сам отмечает, что счёт оплачен.

Как выставить инвойс в USDT через CryptumPay

У CryptumPay это устроено так:

• Счёт создаётся в консоли, а ссылку на оплату продавец отправляет клиенту в любом канале — почтой, в мессенджере, в соцсети. Клиенту аккаунт не нужен: он открывает ссылку и платит из своего криптокошелька.
• Монету и сеть клиент выбирает сам в окне оплаты, и курс фиксируется, пока он платит.
• Поступление конвертируется в USDT сразу при зачислении, какой бы монетой ни заплатил клиент. Вывод — в любой момент, круглосуточно, без минимальной суммы, на кошелёк, который укажет продавец.
• Комиссия — 1 % за успешный платёж, от 0,5 % на больших объёмах, и её можно переложить на клиента. Подключение бесплатное, комиссия берётся только с прошедших платежей.
• Первый счёт можно выставить сразу после регистрации: платёж примется, а на баланс зачислится после проверки проекта, обычно в течение одного рабочего дня. Проверка личности обязательна для каждого продавца, без неё вывод сделать нельзя. Подключать сайт не нужно, но показать его при проверке проекта придётся. Начать можно на странице CryptumPay.

Для продавца из России здесь есть правовая рамка. С 1 сентября 2026 года действует Федеральный закон от 04.08.2026 № 282-ФЗ: часть 6 статьи 1 запрещает принимать цифровые валюты в качестве оплаты за товары, работы и услуги, а часть 7 статьи 1 выводит из-под этого запрета расчёты по внешнеторговым договорам между резидентами и нерезидентами. Инвойс иностранной компании — как раз такой случай, и договор с ней стоит иметь на бумаге.

Инвойс для ИП и самозанятого: что меняется

Сам документ не меняется — поля те же. Меняется то, что происходит после оплаты: какой налог заплатить и что показать банку. Разберём по статусам для продавца из России.

Инвойс самозанятого

Самозанятый вправе работать с иностранной компанией и выставлять ей инвойс. Налог на профессиональный доход при этом считается по ставке для юридических лиц — 6 % от суммы, которая пришла. Это подтверждено письмом ФНС России от 19.04.2019 № СД-4-3/7497@ и действует на октябрь 2026 года.

После оплаты самозанятый формирует чек в приложении «Мой налог», и для иностранного заказчика там три шага:

• Тип получателя. Выбрать «Юридическому лицу или ИП».
• Отметка об иностранце. Поставить галочку «Иностранная организация» и вписать название компании.
• Сумма. Указать её в рублях по курсу Банка России на день, когда деньги пришли.

Деньги самозанятому приходят на счёт физлица, и банк вправе спросить, за что они, — договор и инвойс стоит держать под рукой. Сложности начинаются, когда банк разворачивает входящий валютный перевод из страны клиента, и как действовать фрилансеру в этом случае, мы разобрали отдельно — как получать оплату от иностранных заказчиков, если перевод завернули.

Инвойс ИП и валютный контроль

Для ИП инвойс — ещё и документ для банка. Валютный перевод на счёт ИП в России попадает под валютный контроль по Инструкции Банка России № 181-И, и на октябрь 2026 года правила такие:

• До 1 млн рублей в эквиваленте по сделке банку сообщают только код вида операции, документы не нужны. Порог действует с 1 апреля 2024 года (Указание Банка России № 6663-У).
• От 1 млн рублей банк просит документы по сделке: договор и инвойс.
• Экспортный контракт на 10 млн рублей и больше ставится на учёт в банке с присвоением уникального номера, и по каждому исполнению подаётся справка о подтверждающих документах с инвойсом. Для импортных контрактов порог — 3 млн рублей.

Инвойс договор не заменяет: контракт нужен для постановки на учёт, а инвойс подтверждает исполнение. Полезная практика — записать в договоре, что инвойс приравнивается к акту оказанных услуг. Тогда отдельные акты не понадобятся, и каждый платёж закрывается одним документом.

Налоги ИП зависят от режима и в инвойс не попадают — иностранной компании неважно, на упрощёнке вы или нет. Ей важно, чтобы в документе не было налога, который она не обязана платить, и об этом следующий раздел.

НДС в инвойсе и пометка Reverse charge

Нужно ли добавлять в инвойс налог, зависит от страны клиента, а не от вашей. Самый частый случай — компания из Евросоюза. В ЕС по Директиве Совета 2006/112/EC (действует на октябрь 2026 года) услуги бизнес-клиенту считаются оказанными в стране клиента (статья 44), и НДС по ним платит сам клиент, если у поставщика нет компании или представительства в его стране (статья 196). Вы НДС в такой инвойс не включаете.

Вместо налога в инвойсе стоит обязательная пометка: статья 226, пункт 11a той же директивы требует слов «Reverse charge» там, где НДС платит покупатель. Рядом принято указывать VAT-номер клиента, иначе его бухгалтерия не сможет провести документ как инвойс с обратным начислением. Проще говоря, вы пишете сумму без налога, ставите пометку и номер клиента, а всё остальное делает он.

У стран вне ЕС правила свои, и встречаются два расклада:

• Налога на вашу услугу нет. Компания платит всю сумму по инвойсу, в строке налога стоит «not applicable».
• Налог у источника. Компания по закону своей страны удерживает часть суммы и перечисляет её своей налоговой, а вам приходит меньше. Это стоит узнать до счёта и либо заложить в цену, либо оформить документы для освобождения.

Какой из раскладов ваш, лучше всего знает бухгалтер клиента: вопрос «что писать в строке налога» задают ему до выставления счёта.

Коротко: что сделать, чтобы инвойс оплатили

Три вещи решают, дойдут ли деньги по инвойсу:

• Документ. Счёт на языке клиента и в его валюте, без утверждённой формы, но с полями, которые ждёт его бухгалтерия: номер и дата, стороны с налоговыми номерами, описание работ, сумма с кодом валюты, строка о налоге, реквизиты и срок оплаты.
• Способ оплаты. Выбирается до счёта: криптовалюта доходит за минуты и без посредников, банковский перевод привычнее бухгалтерии клиента, но дольше и с комиссиями, платёжный сервис удобен на мелких суммах.
• Что после оплаты. Самозанятому — чек с пометкой «Иностранная организация», ИП — договор и инвойс для банка, клиенту из ЕС — пометка «Reverse charge» вместо налога.

Частые вопросы об инвойсе иностранной компании

Сколько действует инвойс?

Срока действия у инвойса как у документа нет — он действует, пока вы его не отозвали. Срок есть у оплаты: его вы сами указываете строкой «Due date» или «Payment terms», и обычно это 7, 14 или 30 дней. Если дата прошла, а денег нет, инвойс не сгорает: вы напоминаете клиенту или выставляете новый с актуальной датой.

Можно ли выставить инвойс без договора?

Можно: инвойс сам по себе — предложение заплатить за описанное в нём, и клиент его оплатит. Но для банка и налоговой договор лучше иметь: при переводах от 1 млн рублей банк в России попросит его вместе с инвойсом (на октябрь 2026 года), а при споре с клиентом только договор скажет, что именно вы обязались сделать. Для разовых небольших работ достаточно переписки с согласованными условиями.

Кто оплачивает инвойс и комиссию за него?

Инвойс оплачивает покупатель — тот, кому он выставлен. С комиссией за перевод сложнее: по умолчанию при банковском переводе комиссии банков-посредников вычитаются из суммы, и до продавца доходит меньше, чем в инвойсе. Поэтому о комиссии договариваются заранее и записывают договорённость в сам инвойс строкой о том, что банковские расходы несёт плательщик. При оплате криптовалютой комиссия сети одна и известна заранее, посредников нет.

Эта статья — объяснение общих правил, а не юридическая или налоговая консультация: перед первым инвойсом сверьте свой случай с бухгалтером или банком.